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Über Hotello
Das 2001 in einem Loft in Montreal gegründete Unternehmen Hotello hat sich auf die Entwicklung von Software für das Gastgewerbe spezialisiert, die den Arbeitsalltag von Hotelmanagern vereinfacht, damit diese einen rentablen Hotelbetrieb sicherstellen und gleichzeitig ein außergewöhnliches Gästeerlebnis bieten können. Zu den Produkten des Unternehmens gehören Lösungen für die Automatisierung von Check-in und Check-out, Housekeeping und Marketing/Gästezufriedenheitsumfragen.
Die Herausforderung
Hotello wurde den Kunden zunächst als Microsoft® Windows®-Anwendung zur Verfügung gestellt, die vor Ort in den einzelnen Hotels installiert und implementiert wurde. Als das Unternehmen wuchs und neue Kunden gewann, wurden Support und Software-Updates zunehmend problematisch.
Rafik Berzi, Gründer und CTO, erklärt: "Wir wollten unsere Kunden von Onsite-Implementierungen in die Cloud bringen."
Warum war das für Hotello so wichtig?
Rafik erklärt: "Stellen Sie sich Hunderte von Kunden vor. In vielen Fällen nutzt ein Kunde unser Produkt in mehreren Hotels. Jede Aktualisierung dauerte mindestens zwei Stunden. Jeder Kunde hatte zwei bis zehn Workstations und einen oder mehrere Server. Wir haben die Kunden durch die Aktualisierungen auf jedem Server und jeder Workstation geführt. Das war ein enormer Zeitaufwand für uns - und für unsere Kunden."
Auch der Support war ein Thema, vor allem in Bezug auf die Datensicherheit. Hotels erfassen und verwalten die Zahlungs- und persönlichen Daten ihrer Gäste, halten sich aber nicht immer an strenge IT-Sicherheitspraktiken. Die Support-Mitarbeiter von Hotello wurden häufig mit Anrufen von Kunden konfrontiert, deren Systeme mit Viren infiziert waren oder gehackt wurden.
Rafik erinnert sich: "Zu dieser Zeit waren Viren besonders lästig. Wenn das System eines Kunden wegen eines Virus heruntergefahren wird, kann er einfach keine Geschäfte machen!"
Ein weiteres Problem war die Datensicherung. Bei rein lokalen Implementierungen lag die Verantwortung für die Datensicherung beim Kunden, nicht bei Hotello. Die Kunden vergaßen oft, Backups durchzuführen, oder gingen davon aus, dass Hotello die Backups durchführt und die Backup-Daten verwaltet. Wenn das System eines Hotels ausfiel und die Kunden ohne Backup-Daten dastanden, war das sowohl für das Hotel als auch für das Hotello-Team frustrierend.
Die Lösung
Mit der zunehmenden Verbreitung von Cloud Computing beschloss Hotello, auf ein Cloud Computing-Modell umzustellen. Dieser Schritt würde Software-Updates erheblich vereinfachen, das Unternehmen in die Lage versetzen, bewährte Praktiken für die Datensicherheit zu befolgen und die Daten der Kunden konsequent zu sichern und zu schützen.
Rafik begann, sich nach Lösungen umzusehen, die es ihnen ermöglichen würden, ihren Kunden Hotello über das Internet zur Verfügung zu stellen. "Wir haben uns Microsoft RDS mit dem Mobile-Desktop-Client angeschaut und es mit einigen Kunden getestet, aber die Sicherheit war ein Problem - es war kompliziert, den Zugriff auf Desktops zu beschränken. Außerdem wollten wir einen leichteren Client."
"Wir haben auch Citrix® in Betracht gezogen. Es entsprach unseren Anforderungen, aber die Kosten waren sehr hoch. Es machte für uns einfach keinen Sinn, in diese Richtung zu gehen, da es unsere Kunden am Ende viel mehr Geld kosten würde. Wir haben uns Microsoft oneclick™ angeschaut, aber es war mit unserer Software nicht kompatibel."
Dann stieß Rafik über eine Internetsuche auf GO-Global® und war sofort interessiert. "Ich sah, dass GO-Global mit Windows-Anwendungen arbeitete, einen leichten Client bot und sehr einfach zu installieren und zu benutzen war. Es war genau das, wonach wir gesucht hatten."
Rafik fährt fort: "Mir gefiel auch das Lizenzmodell für gleichzeitige Benutzer, das für unser Unternehmen sehr sinnvoll war."
Nach einigen Tests entschied Rafik, dass die beste Lösung darin bestand, die sichere Multi-User-Fernzugriffsfunktionalität von GO-Global mithilfe des GO-Global SDK in Hotello zu integrieren. Nach der Integration wurde die Software schnell von Hotello-Kunden angenommen, die auf einen abonnementbasierten Service umsteigen wollten.
"Ich habe gesehen, dass GO-Global mit Windows-Anwendungen arbeitet, einen leichten Client bietet und sehr einfach zu installieren und zu benutzen ist. Das war genau das, wonach wir gesucht haben. Außerdem gefiel mir das Lizenzierungsmodell für gleichzeitige Benutzer, das für unser Unternehmen absolut sinnvoll war." - RAFIK BERZI, CTO, Hotello
Die Ergebnisse
Das erste positive Ergebnis war, dass alle Hotello-Software-Updates auf den Hotello-Cloud-Servern und nicht auf den Servern der Kunden stattfanden. Statt zwei Stunden dauerte eine Aktualisierung nur noch zehn bis fünfzehn Minuten. Da sich die Daten der Kunden auf den Hotello-Servern befanden, konnte das Unternehmen bewährte IT-Sicherheitspraktiken einhalten und die Kundendaten konsequent sichern. Außerdem musste sich Hotello nicht mehr mit Hardwareproblemen der Kunden herumschlagen.
Allein durch diese Änderungen wurde das Hotello-Supportteam enorm entlastet. Rafik lacht: "Stromprobleme, Datenfehler - und es schien immer Freitagnachmittag zu sein, wenn es passierte!"
Rafik beziffert die Verbesserung folgendermaßen: "GO-Global hat unseren Servicebedarf fast sofort halbiert. Und seit der Einführung von Hotello und GO-Global ist die Cloud-Version auf 300 Kunden und Tausende von Nutzern angewachsen - und wir mussten nur zwei Mitarbeiter auf der Serviceseite einstellen."
Rafik fährt fort: "Mit GO-Global ist der Aufwand für unsere Kunden und für uns gering. Die Kunden müssen sich lediglich in das Hotello-System einloggen und sich dann in die Anwendung einloggen, die sie für ihre Arbeit benötigen. GO-Global ist sehr effizient bei der Nutzung von Computerressourcen. Außerdem können wir die Nutzung durch unsere Kunden leicht überwachen und proaktiv vorgehen, um Probleme zu lösen, bevor sie zu großen Problemen werden.
Das Unternehmen stellte außerdem fest, dass die Umstellung des Umsatzmodells von Kunden auf Geschäfte mit Hotello das Geschäftsmodell von Hotello vereinfachte. Durch die Umstellung wurde auch das Onboarding neuer Kunden für die Kunden und das Unternehmen wesentlich einfacher. Vor GO-Global konnte es 60-90 Tage dauern, bis neue Kunden die für den Betrieb der Software erforderlichen Server-, Netzwerk- und Sicherheitstools erworben und konfiguriert hatten. Mit GO-Global dauert das Onboarding weniger als eine Woche, vom Tag der Bestellung bis zum Start des Hotello-Service. "Die Kunden bezahlen uns früher und zweifeln nicht an ihrem Kauf", hat Rafik beobachtet.
Auf die Frage, welche GO-Global-Funktion am hilfreichsten war, nannte Rafik seine Lieblingsfunktionen. "Die Möglichkeit, Nachrichten an Benutzer zu senden, um sie an das Herunterfahren des Systems zu erinnern, damit ein Software-Update durchgeführt werden kann, ist großartig. Das ist eine Funktion, die ich mir gewünscht habe, und ich war sehr froh, als Sie sie freigegeben haben.
"Ich schätze auch die Funktion, mit der Dateien auf dem Client und nicht auf dem Server geöffnet werden können. Die Benutzer gingen davon aus, dass eine Datei, z. B. eine Excel®-Tabelle, in Hotello geöffnet wird, wenn sie sie anforderten - was aber nicht der Fall ist! Das führte zu einer Menge Verwirrung bei den Benutzern. Jetzt wird die Datei auf dem Client geöffnet und die Benutzer können ihre Arbeit fortsetzen. Außerdem wird der Server dadurch deutlich entlastet."
"Ich mag auch die Windows Update Assurance, mit der wir die Installation von Windows-Updates automatisch aufschieben können, bis ihre Kompatibilität mit GO-Global überprüft wurde. Das erspart uns eine Menge Kopfzerbrechen."
Rafik fügt hinzu: "Die neue Konfiguration des Farm Managers und die Möglichkeit der Lastverteilung sind wirklich großartig und sehr hilfreich für uns. Ein Beispiel ist, dass einige unserer größeren Hotelkettenkunden möchten, dass ein autorisierter Mitarbeiter (wie ein Buchhalter oder Manager) auf jedes Hotelsystem in der Kette zugreifen kann."
Rafik fährt fort: "Bevor es Farm Manager gab, haben wir für jedes Hotel der Kette einen Application Host Server bestimmt und den autorisierten Mitarbeitern ein Passwort gegeben, das sie auf jedem Host verwenden konnten, um die Datensätze für jedes Hotel der Kette zu überprüfen.
Aus Sicherheitsgründen war es schwierig, diesen Anfragen nachzukommen, und wenn andere Hotelmitarbeiter alle verfügbaren Plätze eines bestimmten Hosts belegten, konnte sich der autorisierte Mitarbeiter möglicherweise nicht einloggen, um die Datensätze dieses Hotels einzusehen."
"Jetzt, mit Farm Manager und Lastausgleich, verschieben wir Kunden, die dieses Szenario wünschen, einfach in ihre eigene Farm, bestimmen redundante Server und lassen die Lastausgleichsfunktion ihre Arbeit tun. Die Benutzer können sich immer anmelden. Problem gelöst!"
Rafik fasst zusammen: "Ohne die Hilfe von GO-Global bei der Umstellung auf die Cloud hätten wir nicht das Geschäft, das wir heute haben. Wir hoffen, dass keiner unserer Konkurrenten jemals von GO-Global erfährt, denn Sie verschaffen uns einen technischen und geschäftlichen Vorsprung, den sie nicht haben."
